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主管如何把權力和責任放出去
發布時間:2009-11-27 0:00:00 點擊量:6185
   
    身為主管,如果你發現自己常常忙得焦頭爛額,恨不得一天有48小時可用;或者常常覺得需要員工的幫忙,但是又怕他們做不好,以致最后事情都往自己身上攬。那么解決這些問題的答案可能就是:懂得授權。
    有效授權對主管、員工及公司三方都有利。在主管方面,授權可以讓他們空出較多工作時間做策略性的思考。在員工方面,授權可以讓他們學習新的技巧和專長,讓主管及員工都有機會發展能力,在事業生涯中更上層樓。在公司方面,授權可以增進整體團隊的工作績效及士氣。所以授權是主管必備的領導技能之一。
 
    授權有兩種
    管理顧問蓋斯達最近在指出,根據授權希望達成的目標,可以把授權分為兩大類:一類是為了完成某項工作而授權,另一類則是為了培養發展員工而授權。
    在第一種情況中,要達到效果,員工必須知道主管所要求的成果,并且有能力了解和完成任務。在第二種情況中,員工不一定是最有能力完成任務的人,但卻是最適合接受挑戰的人。主管授權是為了讓員工從中獲得經驗和知識,給他們提供成長的機會。主管必須花費一些時間和心力,協助員工成功地達成任務。
    蓋斯達指出,許多主管之所以無法成功授權,主要是因為:
    1、缺乏計劃。主管沒有花時間做授權計劃,找出哪些工作應該要交給部屬執行,哪些則是自己應該花更多時間好好做的事情。事實上,花時間就是為了省時間,幾個小時的完整計劃與說明,可以為主管及員工節省許多執行的時間。
    2、沒有充分溝通。授權不僅僅是一句“你照著我說的去做就對了。”主管必須清楚溝通任務的目標,并追蹤過程,才有成功的可能。
    3、主管害怕失敗或被取代。把權力和責任交出去并不容易,而且也具有風險。許多主管在授權的過程中,都會擔心不安,害怕員工可能失敗;有些主管則是害怕看到員工把原本是主管在做的事做得很好,甚至更好,因而取代了自己;有些主管則是不愿意把權力下放。這些害怕都造成主管攬下過多責任和工作。
 
    如何成功授權
    那么,究竟如何成功授權?成功授權必須做到以下幾點:
    1、完整計劃授權。
    在授權前,主管必須先評估自己的工作內容和職責之間的關系,檢視是否有些執行性或例行性的工作,妨礙了自己投入更多時間在思考性或計劃性的工作上?
    主管可以寫下工作團隊目前負責的所有主要工作,找出哪些工作非自己親自做不可(例如,工作績效評估、管理員工),然后將其它剩下的工作,依重要性、風險度及急迫性的高低分類,決定哪些工作可以分配給員工完成。例行公事的工作或以前員工曾參與的工作(例如,制作每個月的銷售預算或活動報告),便非常適合交給員工。
    此外,主管必須厘清自己想要授權的原因,不要將“授權”與“只想丟出不想做的工作”混為一談。如果主管授權員工是因為員工比自己更有能力完成任務,或者可以節省主管的工作時間,那么授權沒有問題。如果主管只是因為懶惰,或者任務份量其實很小時,那么還不如自己動手做。研究指出,當員工擁有具挑戰性和多元性的工作內容時,他的工作士氣會提高;但是如果員工發現主管只是想占他便宜,員工的工作士氣便會降低。
    2、謹慎選擇授權的對象。
    授權的任務必須和員工的特質相符。要把任務分配給最適合的員工,主管必須對所有員工的技能以及他們對工作內容的好惡有所了解,才能選出具有能力及意愿出色完成任務的員工。
    3、充分解釋授權內容。
    主管要確定員工了解授權的內容、任務在公司中所扮演的角色(包括重要性及急迫性),并警告員工他們可能會面對的問題(例如,機密信息可能難以取得)。還要向員工說明之所以授權的原因和對任務結果的預期等,幫助員工全面地了解任務的意義,避免員工只是單純被賦予任務。
    告知員工任務內容后,主管應該要求員工復述,以確認他了解工作內容。只是詢問員工是否了解,然后對方點頭稱是,并不代表員工真正了解。有時候成功授權所需花費的時間和精力,不亞于主管親自執行,因而主管必須有心理準備。
    4、排定支持措施。
    例如,告知員工,當他們有問題時,可以向誰求助,并且提供他們需要的工具或場所。當主管把自己的工作分配給員工時,確定也把權力一起轉交。例如,告訴合作對象,自己已經授權給某位員工負責分析市場現況,請他以后直接給予該名員工協助,事先為員工的成功鋪平道路。此外,主管要讓員工了解,他們日后還是可以尋求主管的意見和支持。
    5、做到真正授權。
    授予員工權力和授予責任一樣重要。主管應該相信員工能夠做出正確決定,給予員工完成任務所需的彈性和自由,不要處處插手。員工是不同于主管的個體,所以主管不要預期員工會采用和自己一模一樣的做事方式。
    6、定時追蹤進度。
    成功的授權并非在交待完員工的時候便結束了,主管需要定時追蹤員工的進度,給予員工應得的贊賞與具有建設性的回饋,并且傳達關心之意,必要時提供員工需要的協助和指導。主管可以和員工一起設定任務的不同階段應該完成的期限、評估工作成果的標準、雙方定期碰面討論的時間及項目等,并且確實執行這些追蹤檢討。即使定期的會面只是短短15分鐘,主管與員工也可以一起檢視當初所設定的目標,防范執行任務可能出現問題。
    7、任務完成后進行檢討。
    主管及員工都可以藉此了解,下次在授權及接受任務時,各自可以改進的地方。
 
 
供稿:銷售部
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